Van klotsoksels naar volledige controle over het project

Geplaatst door: Bart Jongmans
6 februari 2017, om 09:37 uur
Van klotsoksels naar volledige controle over het project

In een vorig blog legde ik uit dat veel van onze deelnemers de opstartfase in projectmanagement lastig vinden. Dat deze fase venijnig kan zijn, blijkt wel uit de ervaringen van oud-deelneemster Marloe. Het begin van het project liep op rolletjes. Alles ging zoals het moest. Maar na een wisselende organisatiestructuur stortte alles in. Ze moest alle zeilen bijzetten om het project te laten slagen. Ze vertelt hoe het haar toch is gelukt.

 

“De organisatie waar ik voor werk, biedt specialistische behandeling voor kinderen, jongeren en volwassenen met een lichte verstandelijke beperking (LVB) in combinatie met complex gedrag. Voor deze organisatie deed ik een innovatieproject rondom een ‘beter bestaan’ voor de doelgroep. Dat is een bestaan waarin behandeling, beweging, voeding en zelfmanagement van cliënten en hun ouders geïntegreerd is in 1 aanpak.  Eén van de directeuren was opdrachtgever van dit project.”

Een goede start van het project

“Na meerdere verkennende gesprekken met mijn opdrachtgever over het project en het opstellen van het projectplan werden de eerste stappen in de verschillende fases gezet. Ik had een vast projectteam waarin taken en verantwoordelijkheden helder waren. Mooie innovatieve ideeën werden steeds meer zichtbaar en het belang van het project werd als een vuurtje door de organisatie verspreid. Het project liep op rolletjes.”

De valkuil: een nieuwe organisatiestructuur

“Op een zeker moment kwam er een nieuwe divisieverdeling binnen de organisatie. Dit resulteerde in een nieuwe opdrachtgever én een nieuw projectteam. Het project zou doorgaan, want ook de nieuwe opdrachtgever stond recht achter het plan. De wisselende organisatiestructuur hoefde dus niet per se gevolgen te hebben. Fijn! Maar ja, in les 1 van de opleiding Projectmanagement kreeg ik te horen dat dit een wezenlijk risico voor je project kan zijn. Ik hield mijn hart vast. Het nieuwe projectteam kwam bij elkaar, taken en verantwoordelijkheden werden overgedragen. En toen gebeurde het…”

Met klotsoksels naar de opdrachtgever

“De plannen werden geparkeerd, projectteamleden hadden geen tijd en andere organisatorische veranderingen kregen voorrang. Ondertussen kwam een projectteamlid (de manager van de voorziening waar het project zich op richtte) wel met bonnetjes om onder het project af te boeken! Ze stelde zich op als opdrachtgever en blokkeerde gemaakte afspraken. Alles onder het mom van organisatorische veranderingen. Ik zat dus tussen de daadwerkelijke opdrachtgever en de manager op locatie in. Na verscheidene keren duidelijk gemaakt te hebben dat dit niet de bedoeling was en dat er niet voor niets een projectplan lag, bleek de samenwerking niet tot stand te komen. Tijd om terug te gaan naar de opdrachtgever. Makkelijker geschreven dan gedaan, klotsoksels kwamen eraan te pas.”

Project wederom in de koelkast

“De opdrachtgever zei op zijn beurt dat het opdrachtgeverschap eigenlijk niet bestaat. Hij ging ervan uit dat het project zich vormde en zijn rol nihil was. In theorie zou dat kunnen werken; een opdrachtgever hoeft zich eigenlijk alleen met beslismomenten te bemoeien. De niet-bestaande samenwerking met de manager moest worden opgelost, dus heb ik dat nog eens aangegeven. Haar feedback: ik moest de samenwerking en informatie maar elders zoeken.  De manager zat dus in het projectteam, maar wilde niets bijdragen!  Ze was een ‘key-person’, dus zou ik haar eigenlijk veelvuldig moeten betrekken. In plaats daarvan kreeg ik nog steeds geen ruimte om het project uit te voeren en zo eindigde het wederom in de koelkast.”

Laatste kans: opnieuw naar de opdrachtgever

“Een maand later ging ik terug naar de opdrachtgever. Poging 2. Dit keer met knikkende knieën. Ik gaf nogmaals aan dat de samenwerking met de manager van essentieel belang was. Anders had het project geen kans van slagen. In het gesprek vertelde ik duidelijk wat ik verwachtte van een projectteam, van de opdrachtgever en legde ik de consequenties uit voor de planning en de resultaten als het project op deze manier door zou gaan. De beheersaspecten tijd, geld en kwaliteit liepen namelijk allemaal uit. Gelukkig realiseerde de opdrachtgever zich op dit moment dat het zo niet verder kon. Ik kreeg toestemming om een ander projectteam te vormen.”

Regie van het project terug

“Van essentieel belang in dit project is dat taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn, dat het projectteam eigenaar is van het project en dat ik als projectleider mijn informatie haal waar deze te krijgen is, namelijk bij de opdrachtgever. Belangrijker nog: ik stel mijn vragen zo concreet mogelijk en verwacht daardoor ook zo concreet mogelijke antwoorden.  Ondanks soms moeilijke (politieke) processen, schept de duidelijkheid vanuit mijn kant ook duidelijkheid bij de opdrachtgever. Ik heb de regie terug in het project. En dat werkt!”

 

Bart Jongmans (bjongmans@avansplus.nl) is opleidingsmanager Projectmanagement bij Avans⁺.

Plaats ook een reactie!

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn met een * aangegeven.